Que celui ou celle ne s’étant jamais retrouvé dans une réunion semblant durer des heures lève la main ! Vous savez desquelles on parle : ces réunions du milieu d’après-midi, dans une petite salle trop peu éclairée (ou à distance, sur notre canapé un peu trop moelleux), dont vous n’arrivez pas à retenir l’objet ou la raison de votre présence ?…
Nous vous en avions parlé dans notre résumé de la bible de la productivité : pour une équipe marketing, un des premiers objectifs est de gagner du temps. Rien de plus frustrant, dans ces journées où tout doit s’enchaîner sans accroc, lorsque l’on doit passer des heures dans une salle de réunion en se demandant bien pourquoi on est là.
Nous avons profité de l’arrivée du télétravail à grande échelle chez Plezi pour revoir certains de nos processus. Les réunions, par exemple, sont toujours plus compliquées à tenir à distance : connexion qui peut faire des siennes, autres distractions à gérer… Voici quelques-uns de nos conseils pour les rendre les plus efficaces possibles et commencer votre année sous le signe de la productivité.
Dans cet article, nous verrons :
- Nos bonnes pratiques pour organiser une réunion
- Comment animer une réunion
- Un exemple de compte rendu de réunion
Ne faire des réunions que si c’est indispensable
C’est le premier réflexe à avoir : la réunion que vous souhaitez mettre en place est-elle réellement nécessaire ? Si votre but est de transmettre une information, peut-être qu’un appel, un email ou message sur votre outil de messagerie d’entreprise aura le même impact.
Ne réservez vos réunions de travail que pour des projets ou des moments importants, qui nécessitent une réunion d’une partie de l’équipe et ne peuvent pas être évitées. Chez Plezi, au marketing, nous faisons une seule réunion hebdomadaire. Le but est de donner de la visibilité sur l’avancée des projets de chacun et que toute l’équipe puisse poser des questions si besoin, sur une heure maximum.
Avant la réunion
La préparation d’une réunion en déterminera sa qualité. Ne négligez pas cette étape, qui est cruciale.
Définir un thème précis
Prévoir une réunion sans objectif précis, c’est foncer droit dans le mur ! En amont, définissez son but et partagez-le à l’équipe : trouver une solution à une problématique, prendre une décision importante, transmettre des informations…
Si vous n’arrivez pas à donner d’objectif précis à votre réunion, c’est qu’elle est sans doute inutile. Au contraire, vous en avez trop en tête ? C’est sans doute que vous pouvez faire de cette “grosse réunion” un ensemble de formats différents : une réunion centrée sur la problématique la plus importante, un message sur Slack, un petit sondage envoyé à votre équipe… Les possibilités sont nombreuses pour alléger vos formats.
Chez Facebook, le processus est très clair : il faut définir en avance l’objectif de la réunion. Prendre une décision, discuter de quelque chose ? En fonction des réponses, un ensemble de documents préparatoires est envoyé. Si cette étape n’est pas respectée, la réunion n’existe pas !
Choisir le bon moment
Si vous avez connu les réunions du vendredi après-midi (de préférence vers 17h30), vous savez que le timing d’une réunion est crucial.
Certaines conditions rendront toute prise de décision ou dynamisme impossible : avez-vous pris une seule décision vraiment intelligente en pleine digestion ? De plus, les réunions qui se tiennent en plein milieu on tendance à interrompre vos collaborateurs dans leurs missions.
Chez Plezi nous favorisons les réunions en tout début de matinée ou en fin de journée. Nous avons également mis en place une journée sans réunion : le mardi ! Cele nous permet à tous d’avancer sur nos projets sans se faire interrompre.
Ne pas inviter toute l’entreprise
Pour qu’une réunion soit efficace, vous n’avez pas besoin d’inviter absolument toutes les personnes concernées. Plus l’équipe sera réduite, plus la prise de décision sera facile, mais moins d’idées émergeront si vous voulez faire un brainstorming. Comme beaucoup de choses, c’est une question d’équilibre.
Chez Google, les réunions à plus de 8 personnes sont tout bonnement interdites, et le critère de participation est tout simplement : “avez-vous besoin de vous positionner sur ce sujet pour faire avancer le projet ?” Si la réponse est non : vous recevrez le récapitulatif de la réunion, mais n’en ferez pas partie.
Pour sélectionner les participants à ces réunions, assurez-vous de deux choses :
- toutes les personnes dans la pièce sont directement concernées par les sujets abordés ;
- si la réunion demande une prise de décision, toutes les personnes présentes doivent avoir ce pouvoir, ou l’avoir délégué à un participant.
Demander aux participants de préparer la réunion
Vous l’avez vécu, cette réunion où tout le monde arrive, l’organisateur propose un petit tour de table sur le sujet et là… Rien. Le silence s’étend, les participants se jettent des regards en biais et vous avez compris que personne n’a préparé quoi que ce soit. Sortez les rames !
Pour éviter ce grand moment de solitude, rien de tel que d’inviter vos collègues à préparer la réunion en amont. Envoyez vos invitations une semaine en avance minimum pour vous assurer que tout le monde ait pris connaissance de l’ordre du jour, puis envoyez un agenda détaillé 24 heures avant.
Si vous le pouvez, encouragez tous les participants à noter leurs questions directement dans un document partagé avec l’agenda, puis, plus tard, vos notes. C’est notamment ce que fait Zapier pour gérer l’ensemble de ses réunions à distance.
Voici un exemple d’email envoyé par Lucile, Product Owner chez Plezi, pour organiser une réunion efficace :
Respecter le timing… et bien s’organiser
Définissez une heure de début et une heure de fin… et tenez-les à tout prix ! N’attendez pas les retardataires et terminez-la à l’heure. Tout le monde vous sera reconnaissant.
N’oubliez pas de prévoir une petite marge de manoeuvre, notamment pour les questions en fin de réunion, afin de vous assurer que rien ne déborde. Préparez la salle en amont pour pouvoir commencer à l’heure indiquée et gardez un oeil sur l’horloge pendant la réunion de projet.
Si des personnes assistent à la réunion à distance, préparez un lien d’accès rapide à votre réunion sur un de vos outils préférés et rajoutez-la à l’invitation : plus de temps perdu à chercher le lien !
Chez Plezi, notre réunion du lundi matin, le Fabulous Monday, est à 9.30. Pour s’assurer que la réunion commence à l’heure, nous interdisons l’entrée dans la salle après 9.30. Ça peut paraître strict, mais c’est une marque de respect pour les participants et permet à tout le monde de se rendre à ses rendez-vous de 10h.
Pendant la réunion
Rappelez l’ordre du jour
Prenez un moment pour rappeler l’ordre du jour et l’agenda. Si des questions ou des remarques sur l’agenda ont été soulevées, c’est aussi le moment d’y répondre.
Rappelez également la durée de la réunion et ses modalités : en alignant l’équipe autour de quelques règles simples de parole et d’organisation, vous serez d’autant plus efficaces.
Équilibrez les temps de parole et recentrez les échanges
En tant qu’organisateur de la réunion, vous êtes aussi son animateur. A vous de conduire votre réunion de travail en vous assurant que tout le monde parle selon les mêmes modalités et qu’une personne ne monopolise pas la parole.
De la même façon, si quelqu’un dévie du but de la réunion, n’hésitez pas à gentiment mais fermement suggérer que cela soit discuté à un autre moment.
Pour ne pas laisser passer des idées intéressantes même si hors-sujet, désignez un endroit où stocker ces réflexions pour être reprises et traitées à un autre moment : partie de votre document de réunion, channel sur Slack, portion du mur avec quelques posts-its… Vous pourrez alors encourager l’émulation sans pour autant trop dévier de votre sujet initial.
Utilisez les données pour prendre des décisions
Pour vous assurer que les décisions ne soient pas prises pour les mauvaises raisons, essayez de les raccrocher un maximum à des données précises. Des chiffres, des observations terrain auprès de vos clients ou de vos prospects…
Faites en sorte que les idées ne soient pas sélectionnées pour des raisons politiques ou au doigt mouillé. Elles seront plus facilement adaptées, puis évaluées, en suivant ce principe.
Envoyez un compte rendu de la réunion
Les comptes-rendus de réunions, tout le monde les veut mais (presque) personne ne les lit. Allez, avouez aussi que ça vous arrive… Pour y remédier, privilégiez un format synthétique et facile à lire pour les personnes les recevant.
Pendant la réunion, désignez une personne chargée du compte-rendu… et assurez-vous que cela ne soit pas toujours la même personne !
Vos notes devraient comprendre, dans l’idéal :
- les questions soulevées, objectifs de la réunion et l’agenda ;
- les décisions prises et leurs responsables ;
- les idées rejetées ou mises de côté (ainsi que les raisons soulevées) ;
- les délais accordés et les prochaines échéances.
Si vous voulez absolument qu’une information soit communiqués à la fin de votre réunion, ne la laissez surtout pas dans votre compte-rendu ! N’hésitez pas à envoyer un message Slack, email…) résumant les grands points et proposant un lien vers un résumé plus complet. Vous serez sûrs que personne ne passe plus jamais à côté des infos importantes ! Voici un exemple de compte rendu de réunion :
Les réunions paraissent être très simples, mais elles sont si importantes que leur préparation ne doit pas être laissée au hasard. Nous espérons que ces conseils vous ont été utiles. Chez vous, quelles sont les bonnes pratiques mises en place pour des réunions efficaces ?
Pour gagner encore plus de temps dans votre quotidien de marketeur, découvrez notre petit cahier de productivité !
