Si mail automatique rime avec pratique (et magique), ce n’est pas un hasard. Des centaines d’entreprises ont déjà mis en place des formes d’emails automatisés pour de nombreuses raisons, allant du gain de temps à un meilleur engagement des contacts.

Alors comment fonctionnent les emails automatisés et comment pouvons-nous nous en servir ? On fait le point dans cet article.

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Qu’est-ce qu’un mail automatique ?

Un mail automatique est un email envoyé à un ou plusieurs destinataires de manière automatisée. Cet envoi automatique peut être programmé en avance dans le temps ou se déclencher selon certains critères.

Appelé aussi email transactionnel, c’est un type de mail particulièrement utilisé dans le marketing numérique pour de nombreux secteurs.

Pourquoi avoir recours aux mails automatiques ?

Avoir recours aux emails automatiques présente de nombreux avantages !

1. Gagner du temps

L’avantage le plus évident. Envoyer automatiquement un email à un prospect qui vient de demander un livre blanc sur votre site vous fera gagner des heures de travail par rapport à un envoi manuel.

Surtout si vos contenus deviennent de plus en plus demandés, vous serez alors heureux de savoir que les emails sont envoyés de manière automatique !

2. Faire une bonne impression

“Wow, ils sont super rapides dans cette entreprise !”

Ça, c’est que diront tous vos prospects quand ils recevront instantanément un email automatique juste après avoir rempli un formulaire sur votre site.

Vous vous assurez ainsi une bonne première impression, et on sait tous à quel point c’est important.

D’ailleurs une étude d’Experian rapporte que les emails automatiques sont ouverts 8 fois plus que les emails classiques.

3. Envoyer du contenu pertinent aux prospects

Les mails automatiques sont aussi le bon moment pour suggérer à vos contacts de découvrir d’autres contenus pertinents.

Votre prospect a téléchargé une brochure ? Invitez le à demander une démo.

Un visiteur a demandé un guide sur la gestion de la chaîne logistique ? Partagez-lui dans la foulée vos trois articles les plus populaires sur ce sujet.

Vos mails automatiques seront d’autant plus pertinents si vous vous en servez comme départ d’une discussion, et non comme une simple formalité.

4. Personnaliser votre communication

“Bonjour [Insérer prénom], j’adore ce que vous faites !”

Nous avons tous déjà reçu ce type de message mal personnalisé, qui fait au final plus de mal que de bien à ceux qui l’envoient.

Les mails automatisés sont un moyen simple de mettre un premier pas dans la personnalisation de la communication, puisqu’ils reprennent les informations que vos contacts viennent tout juste de vous partager.

Vous vous assurez ainsi de ne pas faire de faux-pas en citant le bon prénom ou la bonne entreprise.

Comment fonctionnent les emails automatiques ?

Avant tout, pour créer des emails automatiques, vous aurez besoin d’un outil de marketing automation.

La création d’un email automatique passe par le paramétrage des conditions de son envoi. Autrement dit : quand voulez-vous qu’un contact reçoive cet email ?

Cela peut être :

  • Suite au remplissage d’un formulaire (demande de devis, inscription, téléchargement…)
  • En fonction de leur comportement. Par exemple, si votre contact n’a pas ouvert le premier mail, il peut être placé dans un embranchement avec des relances – ou sortir de votre scénario.
  • En fonction de leur qualification : selon les informations disponibles, vous pouvez écarter par exemple des contacts hors-cible, comme des étudiants ou des contacts basés dans un pays non concerné par votre offre.

Si une personne remplit ces conditions, l’email peut partir immédiatement ou après un délai programmé en amont.

L’email est également rédigé en amont. Les outils proposent souvent des modèles d’email pré-conçus, que vous pouvez éditer et personnaliser.

Également, un email automatique n’est pas figé dans le temps. Vous pouvez l’éditer, le mettre à jour et le compléter après sa création. Cela est particulièrement utile si vous venez de créer un nouveau contenu qui peut intéresser les personnes ayant téléchargé une autre de vos ressources, et donc l’intégrer à un email associé.

4 exemples d’emailings automatiques

Rentrons dans le concret avec quelques exemples d’e-mails aussi automatiques que pratiques à mettre en place.

1. Email suite à l’inscription à une newsletter

Cet email de bienvenue accueille toutes les personnes qui viennent de rejoindre votre base de contacts, en optant pour vos communications ou en s’inscrivant à votre newsletter.

L’objectif ici est de vous présenter en tant qu’entreprise et d’annoncer ce que le contact peut attendre de votre part en termes de communications : fréquence, sujets, contenus envoyés, etc.

C’est l’email où il faut tout donner pour annoncer le ton !

2. Email d’envoi de contenu

Le cas le plus fréquent de mail automatique. Une personne télécharge un ebook en remplissant un formulaire ? Paf, elle reçoit un courriel avec le lien pour lire l’ebook.

Celui-ci se veut très sobre et direct. Il commence généralement par un “Bonjour, merci d’avoir téléchargé notre contenu !” et donne de suite accès au contenu demandé.

Cependant l’erreur que font la majorité des entreprises est de s’arrêter ici, alors que cet email est un excellent support pour proposer d’autres contenus pertinents et faire ainsi avancer le contact dans sa réflexion.
anatomie d'un email de suivi automatique

3. Email de confirmation d’inscription à un événement

Cet email s’envoie juste après qu’un contact se soit inscrit à un événement ou un webinar.

Le but premier est de lui communiquer clairement que son inscription a été prise en compte.

C’est ensuite le bon moment pour lui indiquer comment rejoindre l’événement :

  • les informations du lieu, de l’horaire ou encore du métro le plus proche pour un événement physique
  • le lien sur lequel se connecter pour un événement en ligne

Enfin, invitez le contact à ajouter l’événement à son agenda pour être sûr qu’il ne l’oublie pas !

4. Email suite à une demande de contact

Les demandes de contact, de devis ou de démo demandent un peu plus de temps pour recevoir la réponse personnalisée qu’elles méritent.

Alors pour rassurer le prospect qui a émis la demande, il est important de lui envoyer un email automatique pour lui confirmer que sa demande a été prise en compte.

C’est le support idéal pour lui indiquer la suite de la démarche ainsi que le temps de réponse auquel il peut s’attendre.

Comment configurer vos premiers emails automatiques ?

Comme énoncé plus haut, pour créer votre premier email automatique, il vous faut un outil d’automatisation du marketing.

Pour la suite de cet exemple, nous allons utiliser notre outil gratuit Plezi One. (Vous pouvez d’ailleurs vous créer votre compte gratuitement juste ici si vous souhaitez suivre le guide pas à pas).

1. Créer le contenu et le formulaire associés

Avant de vous lancer dans la création d’email de suivi automatique, il vous faudra avoir :

  • Défini le contenu pour lequel vous souhaitez envoyer cet email de suivi. Nous vous expliquions en effet dans la partie précédente les différences entre un email suite à une inscription, une demande de contact ou un téléchargement de contenu.
  • Créé le formulaire rattaché à ce contenu. Le formulaire rempli sera en effet la condition qui déclenchera l’envoi de cet email.

2. Rédiger l’email automatique

Rendez-vous ensuite dans l’onglet Modèles de formulaires > Emails de suivi. C’est ici que vous pourrez créer et modifier tous vos emails automatiques.

Cliquez sur Ajouter un email de suivi et renseignez les champs Expéditeur, Email de réponse et Objet du mail. Pensez également à bien nommer votre email en fonction de son objectif.

rediger email automatique dans plezi oneRédigez enfin le message. Vous pouvez utiliser les champs intelligents pour personnaliser votre email en fonction de vos contacts (Prénom, Entreprise, etc.) et de leur demande (Nom du contenu téléchargé, URL, etc.).

3. Associer votre email à vos contenus

Une fois l’email créé, vous pouvez l’ajouter aux ressources pertinentes depuis leur onglet Formulaire. Et hop ! Vos premiers mails automatiques sont paramétrés !

Maintenant que vous savez tout sur les emails automatiques, à vous de créer les vôtres ! Vous pouvez le faire gratuitement via Plezi One et commencer à créer des formulaires pour votre site avec des emails de suivi et de remerciement.

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Paul-Louis Valat