Créer une signature email professionnelle : Nos conseils et outils gratuits

Un collaborateur en entreprise envoie en moyenne 30 emails par jour (Radicati Group). A chaque envoi, la signature mail est notre dernière chance de laisser une bonne impression à notre interlocuteur. Elle mérite donc une attention particulière.

Mais qu’est-ce qui caractérise une bonne signature email ?

Une bonne signature email doit être :

• Informative : elle contient toutes les informations utiles à l’interlocuteur pour rester en contact ;
• Professionnelle : elle exprime le poste et le rôle du destinataire au sein de l’entreprise.
• Esthétique : elle attire l’attention du destinataire et le séduit visuellement

Bien exploitée, elle constitue un outil marketing et communication et renforce l’image de marque de l’entreprise.

Dans cet article, nous vous livrons 8 conseils pour réussir vos signatures de mails. Nous vous présentons également une sélection d’outils en ligne pour ajouter une signature personnalisée à vos courriels.

1. 8 conseils pour créer une signature mail professionnelle

1.1 Créer une signature email courte et synthétique

La signature email est un outil pour maintenir le contact avec un interlocuteur.

Elle doit donner envie au destinataire de revenir vers nous. Et évidemment, elle doit lui fournir les informations de contact nécessaires pour le faire.

Parfois, on s’imagine qu’en multipliant les informations, on décuple aussi la probabilité de maintenir le contact.

C’est faux ! Le niveau d’attention est limité. Une signature email courte et synthétique aura donc plus d’impact. De plus, un design épuré sera plus attractif pour le destinataire. C’est pourquoi nous recommandons que la signature se limite à 3 ou 4 lignes maximum.

Il est important aussi de sélectionner les informations primordiales. Quelles sont les informations qui permettent de garder le contact facilement ? Si on passe 80% de notre temps de travail en déplacement, pourquoi indiquer une ligne fixe sur laquelle nous ne sommes quasiment jamais joignable ?

De la même manière, pour nos profils sur les réseaux sociaux, à quoi bon renvoyer vers un compte Twitter quand on ne tweete qu’une fois tous les 6 mois ? Il faut privilégier les réseaux sur lesquels on est actif et qui nous mettent en valeur.

Au niveau du design, le minimalisme est aussi de mise. Il s’agit d’une signature professionnelle. On gardera donc un côté sobre et mesuré en évitant les mélanges de polices et de couleurs. Deux polices de caractères et deux couleurs maximum pour vos modèles suffiront amplement à créer une signature email élégante.

Nom, prénom et poste : les informations principales sont là. De plus, la charte graphique de la marque est respectée.

1.2 Indiquer clairement son identité

Faisons un petit détour dans « la vraie vie ». Nous avons une conversation avec un interlocuteur, par exemple à l’occasion d’un événement professionnel ou une soirée de networking.

Si nous voulons garder le contact, à l’issue de cette conversation, nous allons échanger des cartes de visite. Elles permettront d’associer un nom et des informations de contact à la conversation en question.

La signature mail joue un rôle similaire. Elle sert à rappeler à notre interlocuteur qui nous sommes.

On y fera figurer nos nom et prénom mais aussi notre poste ou notre rôle au sein de l’entreprise. La signature doit aussi représenter la marque. Pour cela, il est pertinent d’inclure le logo de l’entreprise et de respecter la charte graphique.

En effet, il est essentiel que le destinataire cerne bien notre activité. Ainsi, quand il voudra reprendre contact, il aura déjà quelques éléments de contexte pour relancer la conversation.

1.3 Ajouter une photo de profil

Sur le web, nous avons tous un niveau et un temps d’attention limités.

Si nous voulons que notre signature mail joue son rôle, il faut qu’elle comporte un élément qui aimante le regard.

En ajoutant une image, nous augmentons les chances que notre destinataire s’intéresse à notre signature.

Aussi, nous recommandons d’ajouter une photo de profil à votre modèle de signature mail.

Pourquoi une photo de l’expéditeur ?

• Elle donne un côté plus humain et chaleureux au message.
• Elle permet de de mettre un visage sur un nom.
• Si on a déjà rencontré notre destinataire dans la vie réelle, la photo lui permet de nous resituer. Ca fonctionne aussi dans l’autre sens, si on est amené à rencontrer la personne dans le futur.
• Le cerveau humain mémorise mieux les images que les textes, en particulier les visages. Une photo, d’accord… mais quelle photo ?

Dans un souci de cohérence et d’harmonie, il est préférable d’utiliser la même photo de profil pour la signature email et les réseaux sociaux. On privilégiera naturellement une photo professionnelle, bien cadrée, avec un léger sourire avenant.

La photo de profil d’Adeline ajoute une touche humaine à sa signature.

1.4 Proposer d’autres alternatives pour prendre contact

Quand on utilise une signature mail, c’est qu’on est déjà en train de communiquer par email avec un interlocuteur. Dans ce cas, inutile d’ajouter notre adresse email dans la signature.

Beaucoup de professionnels indiquent leur email en signature. Pourtant, si on souhaite leur répondre, il suffit de cliquer sur « Répondre », non ?

Plus haut, nous avons souligné que la place était comptée. Souvenez-vous : 3 à 4 lignes maximum !

Au lieu de répéter (inutilement) son adresse email, mieux vaut donc faire apparaître en signature d’autres moyens de (re)prendre contact :

• Numéro de téléphone : ligne directe et/ou portable (surtout si on se déplace régulièrement)
  Réseaux sociaux : essentiellement Linkedin en B2B mais aussi Twitter, Facebook ou d’autres réseaux si on y est actif professionnellement
• Attention néanmoins de ne pas donner trop de possibilités. A avoir trop de choix, on finit souvent par ne rien choisir. Il faut donc prioriser les options qui offrent les meilleures chances de nous joindre facilement et, pour les réseaux sociaux, ceux sur lesquels nous nous montrons à notre avantage.

La signature d’Elaine offre plusieurs points de contact : téléphone, réseaux sociaux ou prise de rendez-vous.

1.5 Être vigilant sur la taille et le format de la signature mail

Non seulement la signature email doit être courte et ne pas comporter trop d’éléments mais elle doit aussi respecter certaines règles en termes de format et de taille.

En effet, outre la nécessité de proposer une signature au design attractif se posent aussi des questions de lisibilité.

Tous les clients de messageries électroniques n’affichent pas les images de la même manière. Parfois, elles ne s’affichent même pas. Il est donc fortement déconseillé d’opter pour une signature en format 100% image. Le contenu doit se présenter en format texte.

L’idéal est de privilégier le format HTML. Le HTML garantit un affichage optimal sur toutes les boîtes mail. De plus, il offre une grande liberté pour configurer sa signature. Il est très facile en HTML d’ajouter des images ou encore d’ajuster des éléments ou du texte.

En principe, toutes les messageries prennent en charge le format HTML. On pensera quand même à renseigner les balises alt pour les images de la signature. Ainsi, le texte s’affichera en cas de problème de visuel.

Pour ce qui est de la taille des images, on se réfère généralement à la taille des smartphones. Pour les logos ou les photos, on adoptera donc les normes suivantes :

• Largeur comprise entre 320 et 600 px
• Hauteur comprise entre 90 et 150 px

L’objectif ici est que les images de la signature s’affichent bien sur tous les supports.

1.6 S’assurer que notre signature mail est responsive

50% des emails sont consultés sur mobile. Nous allons donc prendre soin que notre signature mail s’affiche parfaitement sur mobile comme sur tous les autres supports.

Les principaux points de vigilance sont :

• La taille des polices de caractère
• La taille des images

Ces deux points concernent la lisibilité de la signature. Mais la signature doit aussi donner envie d’aller plus loin et de poursuivre la conversation. On soignera alors particulièrement les zones cliquables avec les points de vigilance suivants :

• La dimension des zones cliquables : elles doivent être suffisamment grandes pour permettre au mobinaute de cliquer facilement.
• La distance entre les éléments à cliquer : ils doivent être assez éloignés les uns des autres pour éviter les confusions.

1.7 Utiliser la signature d’email comme un outil marketing

Nous faisions plus haut le parallèle entre la signature email et la carte de visite. Toutes deux ont pour objectif de maintenir le contact avec un interlocuteur.

Mais la signature mail permet d’aller plus loin. On peut aussi l’utiliser comme un levier marketing. C’est un outil de communication pour promouvoir un produit, un service ou mettre en avant une actualité en renvoyant vers une page spécifique de votre site.

La signature email est aussi un bon moyen de générer des leads. Pour cela, on pourra y intégrer un call-to-action renvoyant vers le site, un article de blog, une étude de cas, un livre blanc, une page d’inscription à un événement, un webinar…

Contrairement à la carte de visite, la signature email est évolutive. Son style et son contenu peut évoluer selon l’actualité.

Pour pouvoir exploiter au mieux votre signature, n’oubliez pas d’ajouter les UTM dans le lien de votre signature et dans les liens cliquables pour être capable mesurer le trafic et les leads rapportés.

Opcalia profite de la signature de ses collaborateurs pour présenter son nouvel outil : Walt.

1.8 Unifier les signatures des collaborateurs

La signature de mail professionnelle sert à renforcer une image de marque. Elle doit donc être corporate et respecter le message et la charte graphique de l’entreprise.

Par conséquent, il convient d’unifier les signatures des collaborateurs en utilisant un modèle et un style commun. En effet, l’harmonisation des signatures donne de la cohérence lorsqu’un interlocuteur interagit avec différents membres de l’équipe.

Cependant créer des signatures de mail avec un template commun ne signifie pas que les signatures de tous les collaborateurs soient rigoureusement identiques. On pourra aussi adopter un fonctionnement par campagnes pour personnaliser les signatures en fonction du service.

Ainsi, les signatures des commerciaux pourront inclure un CTA vers le dernier livre blanc. Celles du service marketing renverront vers un prochain événement. Les collaborateurs du service Ressources Humaines feront apparaître en signature un lien vers les offres d’emploi.

Chez Plezi nous utilisons l’outil Let’s sign it pour personnaliser nos signatures. Récemment nous avions unifié les signatures de tous les collaborateurs pour communiquer sur notre levée de fonds. Chaque année, nous créons une signature de mail unifiée pour annoncer l’événement Plezi Day. Nos collègues des RH utilisent une signature actualisée régulièrement avec les nouvelles offres de recrutement.

En définitive, créer une signature de courrier éléctronique professionnelle n’est pas une opération aussi anodine qu’il y paraît. Il faut prendre en compte de nombreux paramètres pour que la signature capte l’attention et donne envie d’aller plus loin. Heureusement, il existe plusieurs générateurs de signature en ligne pour vous aider dans la conception d’une signature web réussie.

2. 3 outils gratuits pour créer une signature email

2.1 Le plus simple : Signature Maker

Signature Maker est un générateur de signature email en ligne entièrement gratuit.

Son principal avantage est sa simplicité d’utilisation. Il suffit de compléter les champs avec ses informations de contact pour générer automatiquement la signature. Ensuite, selon le fournisseur de messagerie utilisé, soit on copie/colle la signature directement dans les paramètres, soit on copie le code source et on met à jour les paramètres pour qu’ils utilisent ce code.

Signature Maker offre aussi une fonctionnalité unique : la signature manuscrite. Cette signature « à la main » est intéressante pour donner un côté encore plus humain aux messages.

Avec Signature Maker, on crée une belle signature email en quelques secondes. En revanche, la limite de l’outil réside dans le fait qu’il ne propose qu’un seul design. Pour personnaliser ses signatures, il faudra se tourner vers un générateur de signature mail plus complet.

2.2 Le plus complet : Si.gnatu.re

Si.gnatu.re est une solution de création de signature mail complète et (presque) gratuite.

En effet, la version gratuite permet de créer une signature et de l’éditer pendant 30 jours. Pour éditer sans limite, il faudra opter pour la version payante à 5$. Et pour 35$, on pourra acquérir un pack de 10 signatures pour les collaborateurs.

Avec Si.gnatu.re, il s’avère assez simple de créer une signature personnalisée. On peut agir sur différents paramètres : polices, couleurs, position de l’image ou du logo, alignement du texte, taille des icônes, etc.

L’outil offre également de nombreuses possibilités de mise en avant des réseaux sociaux. Outre les traditionnels Facebook, Twitter, Linkedin, on pourra aussi intégrer à sa signature des icônes TripAdvisor, Soundcloud ou encore Spotify.

En termes d’ergonomie, Si.gnatu.re est très intuitif. L’éditeur permet de visualiser la signature en temps réel pour avoir un aperçu immédiat du rendu final.

Ensuite, il suffit de récupérer la signature HTML et de reparamétrer votre boite mail.

2.3 Le plus marketing : MySignature

MySignature propose toutes les fonctionnalités pour créer et personnaliser sa signature de mail.

Pour éditer plus rapidement, il est même possible d’importer ses informations de contact depuis Linkedin ou Facebook. Ensuite, on peut ajouter une photo ou un logo, renseigner ses réseaux sociaux et créer une bannière.

Une fois ces informations renseignées, l’outil propose plusieurs choix de templates. Les templates sont personnalisables grâce à des options de mise en forme permettant de modifier les polices, tailles, couleurs et l’apparence des icônes social media.

Ensuite, MySignature génère la signature sous forme de code HTML que vous pourrez facilement à votre signature sur Gmail, Outlook, et d’autres services.

Outre la personnalisation avancée, MySignature propose des fonctionnalités très utiles d’un point de vue marketing. En effet, l’outil permet de tracker les clics sur les bannières et les icônes de réseaux sociaux. Idéal pour utiliser sa signature de courriel comme levier de performance !

Nous vous avons proposé une sélection de générateurs de signature email que nous apprécions particulièrement chez Plezi. Mais la liste n’est pas exhaustive. Il existe beaucoup d’autres outils comme ZippySig, WiseStamp, Boost My Mail… A vous de trouver celui qui convient le mieux !

Maintenant vous disposez de toutes les clés pour avoir une signature email professionnelle, esthétique et responsive. Il ne vous reste plus qu’à ajouter votre touche personnelle pour créer une signature qui vous ressemble et donne envie à vos destinataires de poursuivre la conversation. A vous de jouer !

PS : Plezi n’est pas un outil de signature électronique mais bien un logiciel d’inbound marketing 😉