Si, chez Plezi, nous savons que pour le nurturing et l’acquisition efficace de vos leads, il n’y a rien de mieux que la Campagne Intelligente, nous aimons quand même beaucoup les workflows. Utilisés de façon ciblée et pour un objectif précis, ils peuvent être des alliés précieux pour tout marketeur aguerri ou débutant -à condition de ne pas se laisser déborder.

Nous vous proposons ici un petit guide du workflow : comment ils fonctionnent, comment bien les utiliser et comment débuter simplement avec un workflow de bienvenue.call to action pour télécharger le livre blanc sur l'intérêt de s'équiper d'une solution de marketing automation

1. Qu’est-ce qu’un workflow ?

1.1 Définition et intérêt

Un “workflow” (aussi appelé “scénario” en français) désigne un ensemble d’actions marketing automatisées déclenchées par une ou plusieurs actions de vos prospects.

Le but de tout workflow marketing est avant tout de vous faire gagner en temps et efficacité et doit vous permettre de ne pas répéter certaines tâches sans valeur ajoutée. Pour ceci, il vous faut imaginer les “chemins” empruntés par vos prospects et les actions que cela va entraîner de votre côté.

Par exemple : un workflow marketing envoyant un mail aux contacts quelques minutes après leur passage sur votre page de Tarifs, pour leur proposer un rendez-vous téléphonique.

Un workflow ne permet pas seulement d’envoyer des emails : en fonction de vos logiciels de marketing automation, vous pouvez faire bien plus avec -mais nous y reviendrons.

Chez Plezi, on ne se le cache pas, on préfère la Campagne Intelligente dès qu’il s’agit de qualifier les prospects et les faire avancer progressivement dans le tunnel de vente.

La Campagne Intelligente remplace à elle seule un grand nombre de workflows que vous devriez créer et mettre à jour, vous libérant réellement du temps.

Cependant, pour répondre à un objectif bien précis, rien de mieux que les workflows ! Avant de vous lancer, vous devez cependant avoir défini clairement :

  • votre cible (chez Plezi, nos listes intelligentes font ce travail pour vous) ;
  • votre objectif, c’est à dire généralement, l’action que vous attendez de votre contact ;
  • une idée des étapes par lesquelles vous voulez le faire passer (le chemin).

Pour résumer, un workflow = une cible bien précise + un objectif + un ou plusieurs chemins imaginés.

image des trois différents types de scénarios d'emails marketing que l'on peut créer dans PleziLes utilisateurs construisent une seule campagne intelligente (Plezi s’occupe de dessiner un chemin unique à chaque prospect) ; le nombre de workflows évoluera en fonction de nombre d’actions marketing prévues.

1.2 Quelques exemples de workflows

Vous pouvez (techniquement) faire autant de workflows que votre cerveau vous en fait créer : les possibilités sont infinies ! En imaginant les parcours vous permettant de raconter une histoire pertinente à vos contacts, vous pourrez les amener là où vous souhaitez qu’ils atterrissent.

Pour ne pas vous perdre dans les créations, mises à jour et suivis de vos workflows, nous vous recommandons de ne pas dépasser 5 workflows.

En effet, un workflow n’est pas qu’un enchaînement de tâches : il représente une véritable réflexion et une tactique marketing.

Pour vous assurer de leur efficacité sur le long-terme, vous devez alors les gérer comme des campagnes simultanées : trop, et leur nombre vous fera perdre de vue vos objectifs, diluer leur efficacité et votre capacité de suivi. Misez sur la qualité plutôt que la quantité !

A vous de créer l’ensemble de workflows qui vous convient le mieux. Parmi la liste des “workflows essentiels pour se lancer en marketing automation”, nous avons identifié les suivants qui sont vraiment efficaces pour générer des leads :

  • Un workflow de bienvenue suite à l’inscription à votre newsletter ou suite à la création d’un nouveau compte (nous revenons dessus dans la seconde partie de l’article) ;
  • Un workflow autour de vos événements/webinars poussant à l’inscription (avant) ou activé suite à la participation (après) pour poursuivre les échanges ;
  • Un workflow d’upsell pour proposer des offres supplémentaires à vos clients ;
  • Un workflow de réactivation pour traiter votre base de contacts inactifs.

1.3 De quoi un workflow est-il composé ?

Tout workflow est composé des éléments suivants :

  • un bloc déclencheur ;
  • des actions ;
  • des conditions.

Ce sont avec ces éléments que vous pourrez composer les chemins empruntés par vos prospects.

1 – Le bloc déclencheur

Ce bloc vous permet de faire rentrer vos cibles dans le workflow. Il peut comprendre une action faite par vos prospects (inscription à un webinar), tout comme une donnée particulière (fonction renseignée…).

Chez Plezi, cette phase est automatisée : une fois le workflow publié, nos listes intelligentes ajoutent automatiquement les prospects répondant à vos critères dans le scénario. Pas besoin, pour les faire entrer, de les ajouter manuellement ou de les importer !

exemple de déclencheur de workflow de marketing automation

exemple d'une liste de contacts d'un workflow de marketing automationUn exemple de liste de contacts intelligente regroupant les nouveaux leads issus du marketing.

2 – Les actions

Les actions sont les grandes étapes par lesquelles vont passer vos prospects une fois entrés dans le workflow. Dans Plezi, un workflow ne permet pas que d’envoyer des mails, au contraire : vous pouvez en faire un véritable couteau suisse et automatiser de nombreuses tâches sans dépendre d’outils tiers comme Zapier.

Vous pouvez par exemple :

  • Alerter les commerciaux lorsqu’un lead ouvre un email ou passe sur une page badgée ;
  • Faire gagner plus de points aux leads qui rentrent dans les critères de vos personas ;
  • Mettre à jour des informations clés sur vos contacts, par exemple en les regroupant par persona.

exemple des différentes actions disponibles dans un workflow marketing PleziTypes d’actions disponibles dans l’interface des workflows Plezi

3 – Conditions

Les conditions rendent vos workflows réellement “intelligents”. En fonction du comportement ou des informations à disposition sur chacun de vos contacts, vous pouvez créer des embranchements aux chemins empruntés par vos contacts.

Une condition peut être :

  • leur qualification : en fonction des informations disponibles, vous pouvez écarter par exemple des contacts hors-cible (étudiants ou contacts dans un pays non concerné par votre offre…) ;
  • leurs soumissions de formulaires : si votre contact a par exemple déjà demandé un contenu par un autre biais, votre workflow peut lui en proposer un autre ;
  • leurs comportement sur les emails : si votre contact n’a par exemple pas ouvert le premier mail, ils peuvent être placés dans un embranchement avec des relances -ou sortir de votre workflow.

vue de la condition email dans un workflow PleziExemple de l’utilisation de la condition email : on peut faire avancer un lead ayant ouvert le premier email, et alerter la bonne personne en interne quand l’email n’a pas été ouvert.

2. Le scénario de bienvenue : zoom sur un workflow créé par l’équipe marketing Plezi

2.1 Pourquoi un workflow de bienvenue ?

C’est en profitant de l’été que nous avons pu reprendre des projets mis de côté en temps normal, faute de temps.

Notre workflow de bienvenue, un des premiers contacts de nos prospects avec notre blog et notre offre, a donc été repris pour mieux coller à nos ambitions et notre message.

Notre objectif : faire de ce premier lien une opportunité de souhaiter la bienvenue, présenter Plezi et notre approche du marketing.

Ce workflow est, pour nous, un scénario indispensable à toute équipe marketing car :

  • Il est simple à mettre en place, nous avons créé l’architecture en 10 min et consacré nos efforts à la création et l’écriture ;
  • Il ne demande pas nécessairement d’avoir des contenus pour le lancer ;
  • Il constitue une belle opportunité de présenter votre offre en douceur, en prenant le temps de répondre aux besoins des personas sans dégainer tout de suite les arguments commerciaux ;
  • C’est un workflow qui tourne “tout seul” grâce aux formulaires Plezi et aux listes intelligentes : dès qu’un contact dans la cible remplit un formulaire, il rentre dans le workflow.

exemple de workflow de marketing automation PleziLe workflow que nous avons mis en place, au sein de l’interface dédiée.

Tentés d’en faire de même ? En voici la composition.

2.2 Composition du workflow

Condition : toute nouvelle personne ayant rempli un formulaire Plezi ou s’étant inscrit à la newsletter

Déroulé du workflow :

1. Condition “inscrit à la newsletter” déterminant le premier message envoyé

  • Si oui : envoi dans l’heure d’un message de remerciement pour leur inscription, présentation de la newsletter et liens vers notre blog ;
  • Si non : présentation de l’approche Plezi et des ressources mises à disposition (webinars, kits, articles…)

exemple d'un email de workflow de marketing automation

2. Second email la semaine qui suit (si le premier email a été ouvert) pour présenter la solution Plezi et notre fonctionnalité phare, la campagne intelligente.

Les emails de ce workflow ont été conçus en anglais et français au sein du même workflow afin de redoubler d’efficacité et de centraliser les résultats (plutôt que de faire un workflow par langue). Ainsi, nous pouvons lire nos résultats par grande étape marketing sans mettre de barrière entre l’anglais et le français.

2.3 Suivi du workflow et résultats

Plezi nous indique, en temps réel, combien de personnes se trouvent dans chaque étape du workflow. Cette fonctionnalité s’appelle la “vue live” et nous permet de comprendre très vite si une étape de notre workflow n’atteint pas ses objectifs.

Par exemple, on sait grâce à vue live que, parmi nos leads entrants, 90% sont francophones et 10% anglophones), et que 1 961 personnes francophones ont reçu le second email.

vue des statistiques d'un email de workflow dans PleziLes statistiques à gauche de chaque étape indiquent le nombre de contacts ayant reçu l’email dans le passé ; celles de droite indique le nombre de contacts étant actuellement à cette étape.

Dans la vue Statistiques, nous suivons la performance de nos emails en détail : nombre d’envois, ouvertures, clics, désinscriptions et conversions !

image du bouton permettant de suivre en live les performances d'un workflow dans Plezi

tableau de suivi des performances d'un workflow de marketing automation dans Plezi

Envie de vous lancer ? N’oubliez pas de vous demander :

  • Quelles sont les tâches redondantes que vous aimeriez automatiser ?
  • Où voulez-vous amener vos leads après une action spécifique ?
  • Quelle cible voulez-vous adresser ?

Une fois les réponses trouvées, munissez-vous d’un papier et crayon pour commencer à imaginer le workflow de vos rêves. Et, si jamais vous avez besoin d’un petit coup de main… N’hésitez pas à nous contacter !

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Lucile Rivière

Lucile Rivière

Lucile est Product Owner chez Plezi. Après plusieurs années au poste de Customer Success Manager, sa priorité est aujourd'hui d'apporter aux clients des solutions concrètes via l'innovation produit.

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